Charges : Que puis-je déduire de mes impôts ?

Publié le : 20/03/2019

Grégoire Loustalet

Avocat en droit des affaires - Docteur en droit fiscal et passionné d'informatique

Cette semaine on vous a préparé un article vraiment détaillé sur un point crucial de la vie d’une entreprise : la déduction de charges. Vous allez devenir incollable.

Lorsqu’on lance son entreprise, on a la possibilité de déduire de ses bénéfices (ou recettes) certaines dépenses.

L’enjeu est de taille puisqu’une dépense déductible vient diminuer votre base imposable du montant de la dépense réalisée. Par exemple, une société, imposée au taux de 28 %, qui réaliserait une dépense de 300 euros verrait son impôt sur les sociétés diminuer de 84 euros. De plus, lorsque la dépense est déductible elle ouvre également droit à déduction de la TVA par conséquent si vous faites une dépense pour 360 euros TTC, vous allez pouvoir récupérer 60 euros de TVA et réduire votre impôt sur les sociétés de 84 euros. En un sens, on peut considérer que votre bien payé 360 euros ne vous a coûté en définitive que 216 euros. Vous voyez l’économie qu’on peut réaliser simplement !

Si la perspective de baisser ses impôts en faisant des dépenses peut nous ravir, il faut tout de même faire attention, car cette liberté est surveillée par l’administration fiscale. En effet, cette dernière n’hésite pas à contester la déduction de certaines dépenses dès lors qu’elles ne leur paraissent pas remplir les conditions posées par la loi.

La loi pose des principes de déduction des dépenses. Cette déduction présente parfois des aménagements ou limitations. Et certaines dépenses sont interdites de déduction du résultat.

Notre expérience d’avocat-fiscaliste nous a permis d'acquérir une compréhension fine de ces règles. Notre objectif ici n’est pas de vous faire un exposé exhaustif de la réglementation, mais de vous présenter les grands principes qui prévalent afin que vous puissiez déterminer si vous pouvez faire cette dépense pour le compte de votre entreprise ou non.

Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, nous voulons apporter une précision concernant les micro-entrepreneur. En effet, lorsqu’on opte pour le statut de micro-entrepreneur, il n’est pas possible de déduire les dépenses qu’on réalise réellement. En effet, dans ce régime les charges sont prises en compte de manière forfaitaire. La méthode consiste à calculer les charges de manière statistique en appliquant un pourcentage déterminé par la loi sur les recettes encaissées par le micro-entrepreneur (71% des recettes pour les activités d’achat-revente et fourniture de logement, 50% des recettes pour les locations meublées et 34% des recettes pour les activités de prestations de service). De ce fait, lorsque vous remplissez les conditions du régime des micro-entrepreneurs, il est conseillé de réaliser un petit calcul pour savoir s’il vaut mieux être en entreprise individuelle (déduction réelle des dépenses) ou bien en micro-entrepreneur (déduction forfaitaire).

Si vous vous posez la question, sachez que l’algorithme de détermination de la forme juridique de Taxboard intègre ce calcul et est capable de vous recommander la structure juridique optimale dans cette situation.

Pour en revenir sur la déduction des charges, le principe de base à retenir est le suivant :

Une dépense est déductible à partir du moment où elle est faite pour les besoins de l’activité de votre entreprise.

Vous allez me dire très bien ! Mais ça ne me dit pas précisément ce que je peux déduire ou non…

Je vous répondrai, oui peut-être, mais en réalité non. Tout est une question d’angle d’attaque.

Lorsque vous allez réaliser une dépense, vous allez devoir vérifier si cette dépense répond effectivement à ce principe ou non. Vous allez donc vous poser la question : « Dans quel but je fais cette dépense ? »

Vous devez faire attention, car la raison invoquée en réponse à cette question ne doit pas être trop lointaine. Elle doit présenter un lien direct et immédiat avec la dépense.

Par exemple, si vous envisagez de prendre un billet de train pour aller sur la Côte d’Azur fin mai début juin et si la réponse que vous apportez à la question « Dans quel but je fais cette dépense ? » est : « je vais sans doute rencontrer des clients potentiels lors du Festival de Cannes », cela n’est pas suffisant. En revanche, si votre réponse « Je vais rencontrer des clients potentiels, car j’ai rendez-vous avec un certain nombre de personnes et que je suis invité à certains événements privés », vous serez en mesure de déduire tous les frais relatifs à ce voyage.

Pour vous donner un autre exemple, l’administration fiscale a admis, lors d’un contrôle, la déductibilité d’un casque audio Bluetooth, car l’entrepreneur qui ne disposait pas de locaux professionnels était obligé de travailler dans des lieux publics qui sont par définition bruyants et que l’acquisition du casque lui permettait de se concentrer dans son travail.

Une fois que la raison pour laquelle vous réalisez la dépense est en phase avec les besoins de l’activité de votre entreprise, il faut faire attention à apporter les éléments qui vont permettre de justifier sa déduction.

Il est, en effet, parfois nécessaire de démontrer que la raison est bien celle présentée, mais il faut, aussi (et dans tous les cas), prouver que la dépense a bien été réalisée.

La preuve de la raison d’être de la dépense est entièrement libre. Si, par exemple, pour l’achat de fourniture de bureau cela va de soi et il n’est pas besoin de prouver cette raison d’être, il en va différemment pour les dépenses qui peuvent être regardées comme constituant un avantage en nature.

Si l’on reprend notre exemple du voyage sur la Côte d’Azur pour le Festival de Cannes, la différence va résider dans ce que vous avez fait pendant votre séjour. Si par exemple vous avez programmé des rendez-vous avec des prospects, si vous avez dîné au restaurant avec certains d’entre eux et si vous avez fait une présentation publique de vos services. Si vous avez signé des contrats à la suite de ce voyage, c’est encore mieux. Dans ce cas, il convient de conserver ces informations et éléments en cas de contrôle, cela vous permettra de démontrer que ce voyage était bien fait pour les besoins de votre activité professionnelle.

Si par exemple vous souhaitez réaliser un séminaire d’entreprise, il vous faudra démontrer que vous avez fait travailler vos équipes lors de l’événement en question.

Second point important concernant la preuve, vous devez impérativement conserver les factures afin de justifier de la réalité de la dépense. Ce justificatif va permettre de prouver la nature de la dépense. En pratique, c’est ce document qui sert de base à l’enregistrement de la dépense dans votre comptabilité. Si vous avez un expert-comptable, c’est lui qui s’en occupe.

Les « facturettes », « notes », « tickets de caisse » remis lors des petits achats sont admises comme justificatif de l’opération. À proprement parler, ce ne sont pas des factures, mais l’administration les admet tant que le montant n’est pas trop conséquent. Il n’y a pas de seuils particuliers fixés par la loi ou par l’administration fiscale, mais dès lors que le montant des dépenses dépasse 150 – 200 euros, il est préférable de demander au commerçant de vous remettre une facture (il a l’obligation de le faire).

Si ces principes s’appliquent à la quasi-totalité des dépenses de l’entreprise, il y a tout de même des exceptions (qui se comprennent tout de même au regard du principe).

Certaines dépenses ne sont pas déductibles et ce, quelle que soit leur raison d’être, d’autres sont déductibles, mais si elles répondent à certains critères et d’autres encore voient leur déductibilité limitée à un certain montant.

Les dépenses dont la déductibilité est interdite sont appelées dans le jargon des fiscalistes les « dépenses somptuaires ». Ces dépenses sont les dépenses relatives à la chasse, la pêche (non professionnelle), aux résidences de plaisance ou d’agrément (maison de vacances), il va de même pour les bateaux et yachts. Si toutefois, votre activité professionnelle porte sur ce type de dépenses (vous organisez des chasses, ou bien des voyages de pêche ou vous faites de la location de maison ou de bateaux), dans ce cas vous retrouvez un droit à déduction concernant les dépenses y afférentes.

Les frais de restauration sont intégralement déductibles lorsqu’ils sont faits dans le cadre d’un repas ou d’un voyage d’affaires. On entend par repas d’affaires, le fait d’inviter un client ou un fournisseur voire un partenaire à déjeuner. Vous pouvez dans ce cas également récupérer la TVA.

Si au contraire, vous êtes seul à déjeuner, la déductibilité ne sera admise que pour un montant compris entre 4,85 euros et 18,80 euros et dans la mesure où vous justifiez que votre activité vous empêche de rentrer chez vous pour le repas.

La question qu’on se pose également souvent est celle de savoir si je peux déduire les vêtements utilisés pour les besoins de mon activité professionnels. La déduction des vêtements est autorisée à partir du moment où le vêtement est exclusivement utilisé pour l’activité professionnelle. Par exemple : la blouse d’un médecin, le bleu de travail d’un mécanicien, ou la tenue d’un cuisinier sont intégralement déductibles dans la mesure où ils servent uniquement à des fins professionnelles.

Au contraire, l’administration fiscale refuse la déduction des costumes ou des tailleurs dans la mesure où ils peuvent être utilisés à des fins professionnelles comme personnelles. Ce n’est pas l’utilisation effective qui compte ici, mais bien l’utilisation potentielle qui peut être faite du vêtement qui compte. Ainsi même si vous ne mettez votre costume que pour aller travailler, celui-ci n’est pas déductible dans la mesure où vous pouvez le mettre pour le mariage de votre cousine Béatrice ou bien pour le baptême du petit Jacques.

Pour les voitures, scooters et autres engins motorisés, la déduction est encadrée. Si vous achetez, une voiture la déductibilité à un plafond fixé en fonction de l’émission de CO2 du véhicule :

Émission de CO2 Plafond
inférieur à 20 g/km 30 000 €
entre 20 g/km et 60 g/km 20 300 €
entre 60 g/km et 140 g/km 18 300 €
supérieur à 140 g/km 30 000 €
Émission de CO2 Plafond
inférieur à 20 g/km 30 000 €
entre 20 g/km et 60 g/km 20 300 €
entre 60 g/km et 140 g/km 18 300 €
supérieur à 140 g/km 30 000 €

Ces différents seuils sont abaissés chaque année.

Cette limitation s’applique aux véhicules de transport de personnes d’une capacité inférieure à 10 places. Ainsi, le coût d’acquisition des véhicules de transport de marchandises et les véhicules de sociétés (ne disposant pas de places à l’arrière) sont intégralement déductibles.

Point négatif concernant l’acquisition de véhicules professionnels vous ne pourrez pas récupérer la TVA payée sur ces véhicules à moins que le véhicule soit au cœur de votre activité.

Dernier point, concernant la déduction, certaines de vos dépenses ne seront pas déductibles immédiatement, mais de manière différée et étalée. Si vous achetez, par exemple, un ordinateur pour les besoins de votre activité professionnels, celui-ci va vous servir pendant plusieurs années (en moyenne 3 ans). De ce fait, la déduction de cette dépense va être étalée sur la durée d’utilisation probable de ce bien (donc 3 ans dans le cas de notre ordinateur) en recourant à la technique comptable de l’amortissement. Il faut bien garder à l’esprit cet aspect, car cela va avoir un impact sur votre trésorerie. Heureusement, cela ne concerne que l’impôt sur les sociétés et l’impôt sur le revenu. Ce qui signifie que vous pourrez récupérer la TVA immédiatement après avoir réalisé la dépense.

Voilà, on a expliqué ce que vous devez savoir pour déterminer quelles dépenses vous pouvez faire pour votre entreprise. Si vous avez des questions concernant certaines dépenses ou bien si vous souhaitez avoir des précisions, n’hésitez pas à nous laisser un message ci-dessous ou bien inscrivez-vous sur Taxboard pour pouvoir bénéficier de votre première consultation gratuite.